Siguiendo con el temario de la sesión (ya hace unos cuantos posts que hable de ella), otro punto muy interesante fue el de cómo organizar, planificar, supervisar, una reunión para que ésta sea efectiva y no una pérdida de tiempo (el 80% de los directivos de grandes empresas piensan que las reuniones son una pérdida de tiempo), algunas recomendaciones para que esto no pase, serían:
– Existen dos factores clave que inciden de forma decisiva en el éxito o fracaso de una reunión, uno es el factor tiempo (una asignación efectiva del tiempo es básico para su éxito) y el otro factor es la realización o consecución de lo que se decida en esa reunión, si lo que se decide finalmente no se ejecuta es una reunión ineficaz.
– Etapas para la conseguir una reunión eficaz:
o Planificación: determinar el objetivo, temas a tratar y, sobretodo, preguntarse: ¿cuánto cuesta esta reunión?
o Organización: quiénes participan, donde, orden del día, importante, constar el tiempo a que se dedica cada tema, una reunión con horarios es un factor determinante del éxito de la misma.
o Desarrollo: durante la reunión hay que tener presente tres “leyes” básicas: unir al grupo, centrarlo (que no se salga de los temas previstos) y movilizar a los presentes, que participen y sean activos.
o Evaluación: analizar si hemos conseguido los objetivos, si el tiempo fue el adecuado, la participación correcta, etc….
o Seguimiento y supervisión (quizás el más importante): la reunión no acaba a la hora fijada sino que hay que hacer un seguimiento y supervisión de lo que se acordó en la reunión, fijando un plan de acción con un responsable y una fecha para llevar a cabo lo que se ha decidido, esto sienta las bases para el éxito o fracaso de futuras reuniones.
Con estas ayudas tendremos gran parte del camino recorrido para el éxito de una reunión, éstas han de ser eficaces y para eso nos tenemos que preguntar más a menudo la pregunta anterior de ¿Cuánto nos cuesta esta reunión? Si analizamos este factor, seguro que pondríamos en práctica alguno de los consejos anteriores sin dudarlo un momento.
