Reuniones (y II). Estructura de toda reunión


Para seguir con el –importante- tema de las reuniones, para que una reunión tenga éxito tiene que estar bien estructurada y presentada y esto lo realizaremos en tres etapas, una primera de preparación, otra de realización y la última pero no menos importante, el seguimiento:

Preparación: antes de la reunión, donde definiremos objetivos de la misma, el formato, quien asistirá, enviar la convocatoria (fecha, horario, lugar, orden, …), enviar material previo si es necesario, designar a un moderador y fijar los tiempos asignados a cada uno de los temas a tratar en la reunión.
Realización: puntualidad por encima de todo, presentación de la orden del día, aprobación del acta anterior, gestión del tiempo por parte del moderador, turnos de palabra ordenados y que todos puedan intervenir en los diferentes puntos a tratar, resumen de lo acordado y cierre de la reunión a la hora prevista.
Seguimiento: redacción del acta de la reunión, envío de la misma con lo más destacado y el plan de acción a seguir con fechas y responsables de cada tarea y faltaría un control del cumplimiento de dicho plan.

Realizando todas estas tareas en cada una de las fases seguro que haremos organizado o asistido a una reunión realmente efectiva, en la que no hayamos perdido el tiempo y en la que los acuerdos no se los habrá llevado el viento, a partir de ahora ya no hay excusas 😉

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